Användarvillkor för KIT365
Utkast – ska granskas av jurist innan det används. Version 0.1, 2026-10-16.
1. Parter och tillämpning
1.1 Dessa villkor gäller mellan Frilansera AB, org.nr [org.nr], [adress] ("Leverantören"), och det företag som tecknar avtal om att använda tjänsten KIT365 ("Kunden").
1.2 Villkoren gäller tillsammans med:
- Bilaga 1 – Personuppgiftsbiträdesavtal, och
- eventuell offert eller beställning som parterna har kommit överens om.
Om handlingarna motsäger varandra gäller i första hand personuppgiftsbiträdesavtalet i frågor om personuppgifter, därefter offert eller beställning och därefter dessa villkor.
1.3 Tjänsten riktar sig till företag. Konsumentskyddande lagstiftning gäller därför inte mellan parterna.
1.4 Villkoren gäller från det att Kunden godkänner dem, eller från det att Kunden börjar använda tjänsten, beroende på vad som sker först.
2. Definitioner
- Tjänsten: KIT365, tillgänglig via app.kit365.se och tillhörande mobilapp.
- Användare: en person som Kunden har gett tillgång till tjänsten, till exempel anställda eller underentreprenörer.
- Kunddata: all information som Kunden eller dess Användare lägger in i eller skapar i tjänsten, inklusive personuppgifter.
3. Tjänstens omfattning
3.1 KIT365 är ett verksamhetssystem för elinstallationsföretag som tillhandahålls som molntjänst (SaaS). Tjänsten omfattar bland annat:
- arbetsordrar och planering,
- tidrapport,
- egenkontroller,
- fakturor, inklusive underlag för ROT-avdrag,
- projekt,
- kund-, personal- och artikelregister, samt
- mobilapp för montörer.
3.2 Tjänsten är multitenant. Varje kunds data hålls helt åtskild från andra kunders data.
3.3 Leverantören får vidareutveckla tjänsten och lägga till, ändra eller ta bort funktioner. Om en ändring väsentligt försämrar tjänsten för Kunden ska Leverantören meddela detta i skälig tid i förväg, och Kunden har då rätt att säga upp avtalet enligt avsnitt 12.4.
3.4 Tjänsten tillhandahålls i befintligt skick. Leverantören ansvarar inte för att tjänsten passar för ett visst ändamål utöver vad som anges i dessa villkor.
4. Konto, Användare och behörigheter
4.1 Kunden utser en eller flera administratörer som skapar Användare och tilldelar behörigheter. Tjänsten har rollbaserade behörigheter.
4.2 Kunden ansvarar för sina Användare. Det innebär att Kunden ansvarar för
- vilka personer som får tillgång och med vilken behörighet,
- att Användarna följer dessa villkor,
- att ta bort åtkomst när en Användare inte längre ska ha den, och
- allt som görs under Kundens konto.
4.3 Inloggning sker med engångskod via e-post. Kunden ska se till att Användarna har egna e-postadresser som de själva kontrollerar och att de inte delar inloggningskoder.
4.4 Kunden ska utan dröjsmål meddela Leverantören på support@kit365.se om Kunden misstänker att någon obehörig har fått tillgång till kontot.
4.5 Användare får inte
- försöka komma åt andra kunders data eller delar av tjänsten de saknar behörighet till,
- störa eller överbelasta tjänsten,
- försöka kringgå säkerhetsfunktioner, eller
- använda tjänsten i strid med lag.
5. Kundens ansvar för data
5.1 Kunden äger Kunddata och ansvarar för att den är korrekt, fullständig och laglig.
5.2 Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som läggs in i tjänsten, bland annat om anställda (namn, kontaktuppgifter, anhörig, personnummer, lön, bankkonto, certifikat och behörigheter), kunder och kontaktpersoner (inklusive personnummer för ROT), tidrapporter, egenkontroller med signaturer, fakturor och foton. Leverantören är personuppgiftsbiträde enligt Bilaga 1.
5.3 Kunden ansvarar för att ha rättslig grund för behandlingen, för att informera de registrerade och för att behandling av personnummer är förenlig med dataskyddslagen (2018:218).
5.4 Leverantören är personuppgiftsansvarig för uppgifter om Kundens kontoadministration (kontaktpersoner, inloggningsadresser, fakturering av tjänsten, support och tekniska loggar). Hur dessa behandlas beskrivs i Leverantörens integritetspolicy.
5.5 Leverantören tar dagliga säkerhetskopior. Kunden bör ändå själv exportera eller på annat sätt spara information som är viktig för verksamheten.
6. Bokföring, moms och ROT
6.1 Tjänsten är ett hjälpmedel. Kunden ansvarar själv för
- att bokföringen är korrekt och uppfyller bokföringslagen,
- att fakturor innehåller de uppgifter som krävs enligt mervärdesskattelagen,
- att moms beräknas och redovisas korrekt, och
- att förutsättningarna för ROT-avdrag är uppfyllda och att begäran om utbetalning görs till Skatteverket på rätt sätt.
6.2 Kunden ska kontrollera fakturor och ROT-underlag innan de skickas. Leverantören ansvarar inte för följder av felaktiga uppgifter, felaktiga inställningar eller ändrade regler som Kunden inte har anpassat sig till.
6.3 Fakturor låses i tjänsten när de har skickats, så att de inte kan ändras i efterhand. Rättelser görs genom kreditfaktura eller ny faktura.
6.4 Fakturor och bokföringsunderlag ska sparas i 7 år enligt bokföringslagen. Kunden ansvarar för att arkivera materialet på ett sätt som uppfyller lagen, även efter att avtalet har upphört (se avsnitt 13).
7. Tillgänglighet och underhåll
7.1 Leverantören eftersträvar hög tillgänglighet men garanterar ingen viss drifttid.
7.2 Leverantören får tillfälligt begränsa tjänsten för underhåll, uppdateringar eller säkerhetsåtgärder. Planerat underhåll ska om möjligt meddelas i förväg och förläggas till tider då tjänsten används lite.
7.3 Leverantören ansvarar inte för avbrott som beror på Kundens egen utrustning, internetanslutning, e-posttjänst eller på omständigheter enligt avsnitt 15.
8. Support
8.1 Support ges via e-post till support@kit365.se.
8.2 Support omfattar hjälp med hur tjänsten fungerar och felanmälningar. Leverantören svarar så snart det är rimligt möjligt. Svarstider och eventuell utökad support anges i [supportnivå och svarstider].
8.3 Support omfattar inte rådgivning i bokförings-, skatte- eller juridiska frågor.
9. Priser och betalning
9.1 Avgiften för tjänsten är [pris enligt offert/prislista].
9.2 Betalning sker mot faktura med [betalningsvillkor]. Vid försenad betalning har Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen samt påminnelseavgift och ersättning för inkassokostnader enligt lag.
9.3 Om betalning uteblir trots påminnelse får Leverantören, efter skriftligt meddelande med minst [antal] dagars varsel, stänga av Kundens tillgång till tjänsten tills betalning har skett. Kunddata raderas inte under en sådan avstängning.
9.4 Leverantören får ändra priserna med minst [varsel för prisändring] varsel. Kunden har då rätt att säga upp avtalet till den dag då ändringen börjar gälla.
9.5 Alla priser anges exklusive moms.
10. Immateriella rättigheter
10.1 Leverantören, eller dess licensgivare, äger alla immateriella rättigheter till tjänsten, inklusive programvara, design, dokumentation och varumärket KIT365.
10.2 Kunden får under avtalstiden en icke-exklusiv, icke-överlåtbar rätt att använda tjänsten för sin egen verksamhet enligt dessa villkor.
10.3 Kunden äger Kunddata. Kunden ger Leverantören rätt att behandla Kunddata i den utsträckning som behövs för att tillhandahålla tjänsten och enligt Bilaga 1.
10.4 Om Kunden lämnar förslag eller synpunkter på tjänsten får Leverantören använda dem fritt utan ersättning.
11. Sekretess
11.1 Parterna ska inte lämna ut konfidentiell information om den andra parten som de får del av genom avtalet. Skyldigheten gäller inte information som är allmänt känd eller som en part måste lämna ut enligt lag eller myndighetsbeslut.
11.2 Sekretessen gäller under avtalstiden och [antal] år efter att avtalet har upphört.
12. Avtalstid och uppsägning
12.1 Avtalet gäller från den dag det ingås och löper tills vidare, om inget annat har avtalats.
12.2 Vardera parten kan säga upp avtalet med [uppsägningstid] uppsägningstid. Uppsägning ska göras skriftligen, till exempel via e-post.
12.3 Vardera parten får säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten väsentligt bryter mot avtalet och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmaning, eller om den andra parten går i konkurs, inleder likvidation eller annars kan antas vara på obestånd.
12.4 Kunden får säga upp avtalet med omedelbar verkan eller till den dag en ändring börjar gälla vid väsentligt försämrande ändringar enligt avsnitt 3.3, eller vid ändring av villkoren eller priserna enligt avsnitt 9.4 och 17.
12.5 Redan betalda avgifter återbetalas inte, utom vid uppsägning på grund av Leverantörens väsentliga avtalsbrott eller enligt avsnitt 12.4, då förskottsbetald avgift för tid efter upphörandet återbetalas.
13. Dataexport och radering vid avslut
13.1 När avtalet upphör kan Kunden begära export av Kunddata. Export lämnas i ett vanligt, maskinläsbart format [exportformat].
13.2 Därefter raderas Kunddata inom 90 dagar, utom det som Leverantören måste spara enligt lag.
13.3 Kunden ansvarar för att själv spara fakturor och bokföringsunderlag i 7 år enligt bokföringslagen. Kunden bör därför begära export innan avtalet upphör.
13.4 Närmare villkor för återlämning och radering av personuppgifter finns i Bilaga 1.
14. Ansvarsbegränsning
14.1 Leverantören ansvarar endast för direkta skador som orsakats genom vårdslöshet.
14.2 Leverantören ansvarar inte för indirekta skador eller följdskador, till exempel utebliven vinst, förlorad omsättning, produktionsbortfall, förlust av data som Kunden hade kunnat skydda genom export, skattetillägg, avslag på ROT-begäran eller anspråk från tredje man.
14.3 Leverantörens sammanlagda ansvar under ett kalenderår är begränsat till ett belopp som motsvarar de avgifter Kunden har betalat för tjänsten under de senaste tolv månaderna före skadetillfället.
14.4 Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, eller i den utsträckning ansvaret inte får begränsas enligt tvingande lag. Ansvar för personuppgiftsbehandling regleras även i Bilaga 1 och artikel 82 i GDPR.
14.5 Krav ska framställas skriftligen inom sex månader från det att Kunden upptäckte, eller borde ha upptäckt, skadan. Annars förloras rätten till ersättning.
15. Befrielsegrunder (force majeure)
En part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra en skyldighet om den beror på omständighet utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förutse, till exempel krig, naturkatastrof, myndighetsbeslut, omfattande störningar i elnät eller internet, eller fel hos underleverantör som orsakats av sådan omständighet. Om en sådan omständighet varar längre än 60 dagar får vardera parten säga upp avtalet.
16. Överlåtelse
Kunden får inte överlåta avtalet utan Leverantörens skriftliga samtycke. Leverantören får överlåta avtalet till ett annat bolag som tar över tjänsten, under förutsättning att Kunden informeras och att villkoren för personuppgiftsbehandling fortsätter att gälla.
17. Ändring av villkor
17.1 Leverantören får ändra dessa villkor. Ändringar meddelas Kunden via e-post eller i tjänsten minst [varsel för villkorsändring] innan de börjar gälla.
17.2 Om Kunden inte godtar ändringen får Kunden säga upp avtalet till den dag ändringen börjar gälla. Om Kunden fortsätter att använda tjänsten efter detta anses Kunden ha godtagit ändringen.
17.3 Ändringar som krävs enligt lag eller myndighetsbeslut, eller som inte är till nackdel för Kunden, får göras med kortare varsel.
18. Meddelanden
Meddelanden enligt avtalet skickas via e-post. Till Leverantören skickas de till support@kit365.se och till Kunden till den e-postadress Kunden har angett som kontaktadress. Ett meddelande anses ha kommit fram nästa arbetsdag efter att det skickats.
19. Tillämplig lag och tvist
19.1 Svensk lag gäller för avtalet.
19.2 Tvister ska avgöras av svensk allmän domstol, med [ort] tingsrätt som första instans.