Integritetspolicy för KIT365

Utkast – ska granskas av jurist innan det används. Version 0.1, 2026-10-16.

Den här integritetspolicyn beskriver hur personuppgifter behandlas i KIT365, ett verksamhetssystem för elinstallationsföretag som tillhandahålls av Frilansera AB. Policyn riktar sig till dig som använder tjänsten (till exempel som administratör, kontorspersonal eller montör hos ett kundföretag), till dig vars uppgifter finns i tjänsten (till exempel som slutkund eller anställd) och till dig som besöker app.kit365.se.

1. Vem ansvarar för dina personuppgifter?

I KIT365 finns två olika roller enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Vem som är ansvarig beror på vilka uppgifter det gäller.

1.1 Kundföretaget är personuppgiftsansvarigt för verksamhetsdata

Varje kundföretag som använder KIT365 bestämmer själv vilka uppgifter det lägger in om sina anställda, kunder och kontaktpersoner och hur de används. Kundföretaget är därför personuppgiftsansvarigt för dessa uppgifter. Frilansera AB är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna endast enligt kundföretagets instruktioner och det personuppgiftsbiträdesavtal som gäller mellan parterna.

Om du är anställd hos ett kundföretag, eller kund till ett elinstallationsföretag som använder KIT365, ska du i första hand vända dig till det företaget med frågor om dina uppgifter och för att utöva dina rättigheter. Frilansera AB hjälper kundföretaget att besvara sådana förfrågningar.

1.2 Frilansera AB är personuppgiftsansvarigt för kontoadministration

Frilansera AB är personuppgiftsansvarigt för de uppgifter som behövs för att administrera kundföretagets konto i tjänsten: kontaktpersoner hos kundföretaget, inloggningsadresser, fakturering av tjänsten, support och tekniska loggar.

Kontaktuppgifter till Frilansera AB Frilansera AB, org.nr [org.nr] [adress] E-post: support@kit365.se Webbplats: app.kit365.se

2. Vilka personuppgifter behandlas?

2.1 Uppgifter som kundföretaget lägger in (Frilansera AB är biträde)

Tjänsten innehåller arbetsordrar, planering, tidrapport, egenkontroller, fakturor (inklusive ROT), projekt samt kund-, personal- och artikelregister. Beroende på hur kundföretaget använder tjänsten kan följande uppgifter behandlas:

• Anställda: namn, kontaktuppgifter, uppgifter om anhörig, personnummer, lön, bankkonto, certifikat och behörigheter.
• Kunder och kontaktpersoner: namn, kontaktuppgifter och, för ROT-avdrag, personnummer.
• Tidrapporter: vem som arbetat, när och på vilket uppdrag.
• Egenkontroller: innehåll i kontrollen och signaturer.
• Fakturor: kund-, belopps- och ROT-uppgifter.
• Foton: bilder som tas eller laddas upp i samband med arbeten.

2.2 Uppgifter för kontoadministration (Frilansera AB är ansvarigt)

• Namn, e-postadress och telefonnummer till kundföretagets kontaktpersoner.
• Inloggningsadresser (e-post) för användare.
• Faktureringsuppgifter för tjänsten.
• Innehåll i supportärenden.
• Tekniska loggar, till exempel inloggningar och loggning av känsliga åtgärder i tjänsten. [Ange vilka loggfält som sparas.]

3. Ändamål och rättslig grund

3.1 Behandling som Frilansera AB utför som biträde

Ändamålen och den rättsliga grunden för verksamhetsdata bestäms av kundföretaget. Det är kundföretaget som ska kunna visa att det har stöd i GDPR, till exempel avtal, rättslig förpliktelse (som bokföringslagen och skatteregler för ROT) eller berättigat intresse. Behandling av personnummer får enligt dataskyddslagen (2018:218) bara ske när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, vikten av säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. Kundföretaget ansvarar för den bedömningen.

3.2 Behandling som Frilansera AB utför som ansvarig

När vi stöder oss på berättigat intresse har vi bedömt att vårt intresse väger tyngre än din integritet, eftersom uppgifterna är få, behövs för att tjänsten ska fungera och skyddas väl.

4. Mottagare och underbiträden

Personuppgifter säljs aldrig och används inte för marknadsföring. Uppgifterna delas bara med:

• Kundföretaget och dess användare, enligt de behörigheter kundföretaget har gett. Varje kundföretags data är helt åtskild från andra kundföretags data.
• Mottagare som kundföretaget själv väljer, till exempel när en faktura eller egenkontroll skickas till en kund via e-post.
• Underbiträden som hjälper Frilansera AB att driva tjänsten:

• Myndigheter, om vi är skyldiga att lämna ut uppgifter enligt lag.

5. Överföring till tredje land

Data i tjänsten lagras inom EU. Samtliga underbiträden är dock amerikanska bolag, och Vercels globala kantnät kan hantera trafik utanför EU. Det innebär att personuppgifter i vissa fall kan överföras till, eller bli åtkomliga från, länder utanför EU/EES.

Vid sådana överföringar används EU-kommissionens standardavtalsklausuler och, där det gäller, EU–US Data Privacy Framework som överföringsmekanism. Kontakta support@kit365.se om du vill veta mer om skyddsåtgärderna.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

• Fakturor och bokföringsunderlag sparas i 7 år enligt bokföringslagen. Kundföretaget ansvarar för att uppfylla kravet för sin egen bokföring. Tjänsten låser fakturor efter utskick så att de inte kan ändras i efterhand.
• Övriga personuppgifter i verksamhetsdata raderas eller anonymiseras på kundföretagets begäran. Tjänsten har funktioner för registerutdrag och för anonymisering av anställda och kunder.
• När avtalet med ett kundföretag upphör exporteras data på begäran. Därefter raderas data inom 90 dagar, utom det som måste sparas enligt lag.
• Uppgifter för kontoadministration sparas så länge kundföretaget har ett konto och därefter så länge det behövs för ändamålet, till exempel för att hantera eventuella anspråk. Faktureringsunderlag för tjänsten sparas i 7 år enligt bokföringslagen.
• Tekniska loggar sparas under [lagringstid för loggar].

7. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du följande rättigheter:

• Tillgång: få veta om dina uppgifter behandlas och få en kopia (registerutdrag).
• Rättelse: få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.
• Radering: få dina uppgifter raderade, om de inte längre behövs eller om behandlingen saknar rättslig grund. Uppgifter som måste sparas enligt lag, till exempel i bokföringen, kan inte raderas förrän lagringstiden har gått ut.
• Begränsning: begära att behandlingen begränsas, till exempel medan en begäran om rättelse utreds.
• Dataportabilitet: få ut uppgifter du själv lämnat i ett strukturerat, maskinläsbart format, när behandlingen grundas på samtycke eller avtal.
• Invändning: invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Vi måste då upphöra med behandlingen om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl.
• Klagomål: lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se, om du anser att dina uppgifter behandlas felaktigt.

Så utövar du dina rättigheter: Gäller det uppgifter som ett kundföretag har lagt in, kontakta det företaget. Frilansera AB bistår företaget. Gäller det kontoadministration, kontakta support@kit365.se. Vi svarar normalt inom en månad.

8. Säkerhet

Frilansera AB har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna, bland annat:

• Kryptering under överföring (TLS och HSTS) och i vila (enligt leverantörernas standard).
• Åtkomstkontroll per företag på databasnivå (Row Level Security), så att ett kundföretag aldrig kan se ett annat företags data.
• Rollbaserade behörigheter inom varje kundföretag.
• Inloggning med engångskod via e-post.
• Låsta fakturor efter utskick.
• Dagliga säkerhetskopior.
• Loggning av känsliga åtgärder.
• Separata miljöer för utveckling, test och drift.

9. Cookies

KIT365 använder bara nödvändiga cookies för inloggning, så att du förblir inloggad och tjänsten fungerar säkert. Vi använder inga spårnings-, analys- eller marknadsföringscookies. Eftersom nödvändiga cookies inte kräver samtycke enligt lagen om elektronisk kommunikation visas ingen cookie-banner.

10. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera policyn, till exempel om tjänsten eller underbiträdena ändras. Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig i tjänsten. Vid väsentliga ändringar informerar vi kundföretagen i förväg.

11. Kontakt

Frågor om policyn eller om hur Frilansera AB behandlar personuppgifter skickas till support@kit365.se eller till Frilansera AB, [adress].

Version: 0.1 Datum: 2026-10-16